Kollaborativ und effizient: Super User-Ausbildung für die Miliz zur WK-Administration der Schweizer Armee

WK-Administration

Die Ausbildung von Super Usern von Truppenkörpern, Einheiten und Abteilungen erfolgt praxisnah. Es gilt geübte Anwender und Einsteiger fit für den Einsatz von M365 zu machen. Foto VBS/DDPS: Gaby Zimmer. Bild ZVG Schweizer Armee

650 Kommandanten und 400 Super User werden seit Mitte 2023 im Handling von Microsoft 365 geschult. Sie lernen das Kollaborationstool wirkungsvoll für ihre administrative WK-Planung und -Durchführung einzusetzen. Die Milizkader sollen dabei ihren ausserdienstlichen Aufwand bedeutend reduzieren können. Ein Einblick in einen Schulungstag mit zwölf Super Usern aus unterschiedlichen Truppenkörpern, Einheiten und Abteilungen.

Zahlreiche Excellisten, Words in x Versionen und Mails stapelten sich bisher bei den Kommandanten und ihrem Stab, wenn es um die administrative WK-Vorbereitung und -Durchführung ging. Vom Logistikkonzept über den Wochenpicasso zur Belegungsplanung und vielem mehr, die Bewirtschaftung von Aufträgen für mehrere Hundert Bataillons-, Einheits- oder Abteilungsangehörige führt ausserdienstlich zu ganz schön viel Schreibarbeit. Besonders der Datenaustausch und die gemeinsame Bewirtschaftung von Dokumenten gestaltete sich bisher nervenaufreibend und zeitintensiv. Und dies ausgerechnet für Milizkader, die auch beruflich stark gefordert sind.

Alles auf einer Plattform

Der Aufwand für die administrative WK-Vorbereitung und -Durchführung soll sich künftig drastisch verringern. Zwar bleiben die Aufträge herausfordernd, aber die Bewirtschaftung erfolgt künftig über M365. Das Programm kann auf allen privaten und auch militärischen Devices eingesetzt werden und erlaubt eine aktuelle, übersichtliche und effiziente Zusammenarbeit. Mit der 2020 lancierten Vision hat die Armeeführung festgehalten, dass das Potenzial aus der Digitalisierung auch für die Interaktion mit der Truppe genutzt werden soll. 2022 wurde entschieden, der Truppe M365 zur Verfügung zu stellen. Dazu fanden zwischen Ende 2021 bis Mitte 2023 bei einer Führungsunterstützungsbrigade und einer Luftwaffenabteilung Truppenversuche statt, die eine grosse Entlastung des administrativen Aufwands ausgewiesen hatten.

Schulung für eine heterogene Gruppe

«In den Pilotversuchen baten uns die Beteiligten, ihnen die Lizenz für M365 bitte zu belassen», führt Theresa Hammer ein, «da der ausserdienstliche Aufwand deutlich reduziert wird.» Sie ist eine von zwei Ausbildnerinnen von isolutions AG, dem Digitalisierungspartner der Armee für das Projekt, und freut sich über die Offenheit und Begeisterung bei den uniformierten Anwendern. Die Herausforderungen der Schulung sind vielschichtig. Es gilt erst Mal eine heterogene Gruppe von geübten Anwendern aus der beruflichen Anstellung mit jenen auf einen homogenen Level zu bringen, die M365 für den Kurs neu einsetzen. Die Anwender lernen nicht nur die zweckmässige Kommunikation über Microsoft Teams, sondern auch den Planner für die Aufgabenverwaltung des WKs und die Dokumentenhandhabung kennen. Ihnen stehen auch armeespezifische Anwendungen zur Verfügung.

Marie Terrana, die zweite Ausbildnerin, betont: «Ablagedisziplin ist das A und O und gerade bei einer Kollaborationsplattform zentral.» Das Einrichten von individuellen Kanälen vergleicht sie mit der Ausgestaltung von Wohnräumen und schafft so den Link von Theorie und Praxis.

Für Armee-Projektleiter Marc Roth ist die rasche Umsetzung der Ausbildung zentral. «Rund 65% haben wir bisher geschafft. Im Gegensatz zu den Super Usern schulen wir die Kommandanten remote mit einem Kurzprogramm.» Ende 2024 sollen alle Anwender ausbildet sein und damit ihre ausserdienstlichen administrativen WK-Arbeiten effizienter, abgestimmter und über private Accounts und Geräte erledigen können.

Quelle: Kanton Aargau

14.4.2024